|
|
Главная / Архив номеров / № 7 (7) 2011 /Статья Обязательные кадровые документы в организации
Обязательные кадровые документы в организации
Что же мы все о недобросовестных работодателях. Да, такие встречаются, но все же большинство работодателей стремиться соблюдать законы и не нарушать права работников. В данном выпуске Советника предпринимателя мы поможем начинающему предпринимателю организовать кадровую работу – расскажем о том, какие кадровые документы должны храниться в любой организации. Надеемся, что данная таблица поможет Вам провести «инвентаризацию» кадровой документации до того, как придут проверяющие органы.
Обязательные кадровые документы (основные)
|
Наименование документа
|
Форма
|
Срок хранения
|
Чем предусмотрено
|
|
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним
|
Свободная, унифицированной нет
|
75 лет
|
Ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ, срок хранения – ст. 657 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
График отпусков
|
форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
|
Один год
|
Ст. 123 ТК РФ, срок хранения – ст. 693 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Трудовые книжки
|
Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
|
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет
|
Ст. 66 ТК РФ, срок хранения – ст. 664 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек
|
Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
|
75 лет
|
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», срок хранения – ст. 695 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Табель учета рабочего времени
|
Формы № Т-12 и № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
|
В течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет
|
Ст. 91 ТК РФ, срок хранения – ст. 586 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Личная карточка работника
|
Формы № Т-2 и № Т-2ГС(МС) – утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
|
75 лет
|
П. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), срок хранения – ст. 658 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Штатное расписание
|
Форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
|
Постоянно
|
Ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, срок хранения – ст. 71 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Правила внутреннего трудового распорядка
|
Нет утвержденной формы
|
ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми
|
Ст. 189 ТК РФ, срок хранения – ст. 773 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Положение о персональных данных работников
|
Нет утвержденной формы
|
Постоянно
|
Ст. 87 ТК РФ, срок хранения – ст. 655 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Приказ об утверждении расчетного листка
|
Нет утвержденной формы
|
75 лет
|
Ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Приказ о приеме на работу
|
Формы № Т-1, № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
|
75 лет
|
Ст. 68 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Приказ о переводе на другую работу
|
Формы № Т-5, № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
|
75 лет
|
Ст. 72.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Приказ о предоставлении отпуска
|
Формы № Т-6, № Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
|
75 лет
|
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Приказ об увольнении
|
Формы № Т-8, № Т-8а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
|
75 лет
|
Ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
|
|
Инструкции по охране труда
|
Нет утвержденной формы
|
Постоянно
|
П. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
|
|
Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте
|
Нет утвержденной формы
|
Постоянно
|
П. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003
|
|
Инструкции, документы о мерах пожарной безопасности, включая журналы ознакомления с документами
|
Нет утвержденной формы
|
Постоянно
|
Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313
|
|
Журнал проверок
|
Утв. утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141
|
Постоянно
|
Ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
|
* При подготовке таблицы использованы материалы Путеводителя по кадровым вопросам СПС «КонсультантПлюс».
Конечно, это далеко не весь перечень документов, перечислены лишь основные. В организации с учетом специфики ее деятельности набор документов может меняться, например, если в организации применяется сменная работа, то должен составляться график сменности, если имеется система обучения, то требуется утвердить положение о системе обучения, в образовательных и научных организациях помимо личной карточки работника применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. В организациях с вредными и опасными условиями труда требуется составлять табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда.
Также при наступлении определенных случаев требуется составление иных документов, например, акта о несчастном случае на производстве, приказа о применении дисциплинарного взыскания и т. д.
К числу необязательных документов относятся:
- коллективный договор
- должностные инструкции
- положение о порядке прохождения испытания
- положение о структурном подразделении
Что касается коллективного договора, то он составляется в интересах работника, в нем могут быть только положения, которые улучшают его положение по сравнению с действующим законодательством. Поэтому работодателю лучше про него подзабыть. Бывают такие курьезные случаи, когда руководство, думая, что составление этого документа обязательно, само инициирует сложную процедуру по его заключению, подписывают (естественно с менее выгодными условиями для себя, чем существовали ранее), а потом берутся за голову, когда кто-нибудь им подсказывает, что заключать его было вовсе не обязательно.
А вот должностные инструкции, напротив, выгодны работодателю, хотя и не обязательны по закону. Во-первых, работник должен знать, что ему делать, если это закреплено, то при неисполнении обязанностей его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Во-вторых, перечень обязанностей, конечно, может быть изложен и в трудовом договоре, но если вы захотите изменить или дополнить обязанности работника, сделать это можно будет только с его согласия путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. А при изменении должностной инструкции требуется лишь ознакомление с ней работника. Поэтому часто в трудовом договоре при описании обязанностей делается только отсылка к должностной инструкции.
Автор: Вербицкая Юлия Олеговна, главный редактор Правовой газеты «Статус», юрист Отдела образования Верх-Исетского района, заведующий Юридической клиникой Института юстиции УрГЮА
Опубликовано: Правовая газета «Статус» № 7 (7) 2011 С. 5
Копирование любых материалов с сайта допускается только при указании на источник с активной ссылкой на сайт http://gazeta-status.ru/
|
